Wat heeft deze wet voor ons als vereniging en bestuur te betekenen?

Het bestuur en de leden moeten zich bewust zijn van hun rechten en wat privacy gevoelige inhoud is en dat deze wet ervoor zorgt dat alle partijen scherper en gerichter gaan kijken naar het gebruik van persoonsgegevens.

Wij als EHBO vereniging en bestuur moeten kenbaar maken welke gegevens wij bezitten,  het doel, grondslag en noodzakelijkheid daarvan. Daarnaast moeten wij kunnen aantonen aan wie wij welke gegevens doorgeven, en met welke reden.

Hiervan moeten we ook een logboek/register gaan bijhouden, zodat bij een controle of aanvraag van openbaar maken gegevens van een persoon om wie het gaat, ook te kunnen voldoen aan die aanvraag.

In onze statuten staat wat en wie wij zijn, en wat de grondslag van onze EHBO vereniging is.

In dit Kopje zullen we aanvullende informatie geven met betrekking tot de AVG.

Wat is de grondslag van AVG in onze vereniging:

Persoonsgegevens, enkele persoonlijke persoonsgegevens.

Met welk doel gebruiken wij deze gegevens:

• Contact met de leden van onze vereniging: mail, post en telefonisch.
• Oproepen voor een inzet bij een EHBO evenement – scholing – braderie, etc.
• Aanvragen van verlenging EHBO diploma’s.
• Versturen van een ledenboekje met informatie over lessen, contactgegevens bestuur.
• Aanvragen onderscheidingen voor jubilarissen.
• De leden van het bestuur: wie waarvoor te benaderen is en op welke manier.

Noodzakelijkheid:

Wij maken om de bovenstaande doelen te kunnen vervullen gebruik van de volgende gegevens: Naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mail, diplomanummer, en zo nodig bij aanvraag jubilaris: gegevens waarom iemand deze penning/medaille verdient.

Om te kunnen voldoen aan de regels van het AVG, is het heel belangrijk dat deelnemers, leden, personen, daarvoor toestemming geven om die gegevens te mogen gebruiken.

Hiervoor zullen onze leden dan ook benaderd gaan worden om een verklaring te teken voor akkoord.

Informatie op de website:

Om mensen, leden, bestuursleden te beschermen maar ook mee te kunnen werken aan de regels van RSIN (belastingdienst) zijn wij verplicht om bepaalde gegevens kenbaar te maken van onze vereniging: financieel jaaroverzicht, contactgegevens vereniging, bankgegevens vereniging: bankrekening nummer.

Als leden iets persoonlijks op de website willen dan kan dat kenbaar gemaakt worden via een schriftelijke/e-mail ‘verklaring, waarin men toestemming geeft dat dit akkoord is.

Foto/video materiaal: als men dit openbaar wil gebruiken, vraag men dan expliciet hiernaar dat dit akkoord is, en het liefst dat ze dit op een papier zetten met een handtekening.

Met wie delen wij gegevens, en welke gegevens:

• Het oranjekruis: diplomanummer, naam, geboortedatum, e-mailadres
• KNV EHBO district (DLA; digitale leden administratie)/ jubilaris aanvraag:

       Naam, adres, geboortedatum, e-mail, diplomanummer, inzet/bijzondere gegevens.

• Facebook: gegevens EHBO vereniging, contact bestuur (e-mail)
• Website: gegevens vereniging, contact bestuur, financieel jaarverslag + activiteitenverslag
• Evenement aanvraag: onderling via de mail, voorkeur in BCC verstuurd.
• Aanvrager Evenement: naam + evt telefoonnummer als evenement zich daarvoor leent, contact gegevens bestuur EHBO + nota met rekeningnummer.
• Gemeente: gegevens vereniging + contact gegevens bestuur.
• Kaderinstructeur: naam, geboortedatum, gegevens vereniging en contact bestuur + lotussen.
• Lotusvereniging Oranje Kruis/KNV EHBO: naam, diploma nummer, geboortedatum: aanvragen verlenging diploma Lotus, en hulp bij examens en/of scholingen EHBO.

Wie kan er bij deze gegevens:

• Secretaris: ivm aanvraag diploma/examens, jubilaris.
• Penningmeester: facturen, contributie.
• Evenementen coördinator (alleen naam, telefoonnummer en e-mail).
• Bestuurslid: naam, telefoonnummer, mail, evt zn adres: ledenboekje en donateurs
• Leden: naam, telefoonnummer evt mailadres zn, voor oefenen, evenementen samenwerking.

Hoe zijn ze beveiligd:

• Bestuur: ledeninformatie, in’s en out’s vereniging op een USB stick in een kluisje.
• KNV EHBO/Oranje Kruis extern bedrijf/programma om digitale gegevens te beschermen
• Mail/Facebook/Website vereniging, alleen algemene gegevens, wachtwoord
• Kaderinstructeur: eigen verantwoordelijkheid.

Voor vragen of meer informatie omtrent de vereniging kunt u contact opnemen via de mail:

ehbomeijsters@gmail.com